認証プロセス
１．イントロダクション
実施規定のこのセクションは、今日まで公布された、認定機関の方針に従うようにまとめられている。
２．適用範囲
IMEジャパン株式会社は品質マネジメントシステムを運営している会社あるいは組織が下記の品質マネジメントシステム規格の要求事項に適合していることに関して独立した監査と認証サービスを実施する。
ＩＳＯ９００１：２０１５ 品質マネジメントシステム－要求事項
３．法的地位
IMEジャパンは、日本に登録された法人企業である。
４．守秘義務
IMEジャパン は企業との接触の結果として知り得たすべての情報に関して完全な守秘義務を保持する。
５．登録のための一般的な条件
ⅰ) 申請者は品質マネジメントシステムの状態を立証するために必要なすべての情報を監査チームに入手可能であるようにする。
ⅱ）もし登録のための要求事項が適合していないなら、 IMEジャパン は是正処置が行うことができるように、観察した欠陥を申請者に知らせる。
ⅲ）申請者が有効な是正処置を指定されたタイムリミットの内に実行したことを示すことができる時、 IMEジャパンは適合を証明するために問題となっている品質マネジメントシステムのそれらの関係のある部分だけを再監査する。
再監査は申請者に追加のコストとして行われる。
ⅳ）申請者が指定されたタイムリミットの内に有効な是正処置を実行したことを示すことができない場合は、IMEジャパンは更に品質マネジメントシステムのフル監査を行うことが必要となる。
再監査は申請者に追加のコストとして行われる。
ⅴ) IMEジャパン監査によって、特定の場所における品質マネジメントシステムの適合が検証された場合、認証した活動と場所を明確にした登録証明書と能力明細書をIMEジャパンが発行する。
申請者は発行された証明書によってカバーされない他の場所、又は活動に認証があてはまることを要求することはできないし､暗示することもできない。
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６．登録の申請
認証要求事項について品質マネジメントシステムを確立したら、できるだけ早く申請書を提出して下さい。
IMEジャパンと貴社の間で早い段階で検討を行い、貴社のプロセスを支援して品質マネジメントシステムの効率的なそして効果的な実施に導く。
申請書と共に、見積書の申請料をお支払い下さい。
もし申請書の記入に問題がある場合は、IMEジャパンオフィスに連絡して下さい。
申請書が申請料と共に受理されることにより、会員番号とIMEジャパン 品質マネジメントシステム認証プログラムに加わったことを認める文書が発行される。
この文書と会員番号は、貴社がIMEジャパンと共に認証を成し遂げることに同意したことを顧客に表明する。
この文書は認証／登録が与えられたことを暗に示す目的で使われてはならない。
登録主任監査員が貴社に割り当てられ、貴社の正規の管理責任者と共に貴社のシステム認証までリードする。
登録主任監査員は、IMEジャパンのサービスについてどんな質問に関してもお答えし、貴社の手助けをする。そして、IMEジャパン手順に従って、関係のある規格の要求事項と監査の関連を説明する。
７． 事前訪問調査
事前訪問調査の目的は会社についての情報を得た上で、会社の規模、オペレーションの複雑さ、登録に求められる能力を考慮に入れて、監査を計画することである。
監査員は本監査が行われる前に、それ以上の品質マネジメントシステムの更なる開発が必要であるかどうかを確定する。そして割り当てられたSICコードによる能力範囲に適用できるかどうかを確認する。
８．申請者の品質マネジメントシステムの登録監査
申請者の品質マネジメントシステムの監査は通常２つの段階で実行される；
第一の段階は選択された規格ISO 9001との適合を確実にするために、管理された文書に対する文書監査と申請者の建屋においての監査である。そして、
第二の段階は申請者の建屋において稼働している品質マネジメントシステムの監査である。
監査は、しばしば「水平線あるいは要素ベース」と「垂直線あるいはプロセスベース」と述べられるテクニックのコンビネーションを通して、マネジメントとスタッフに対し、能率の改善を明確にし、そして浪費を排除する機会を中心に意図される。
監査チームは「言う事を実施しているか」つまり文書化されたシステムと「貴社が実際に実施すること」に対して比較を行う。
監査員は組織の活動が、品質文書と関係のある規格の要求事項の通りであることを確かめる、客観的な証拠（記録、書類など）を探す。
品質マネジメントシステムの実施と運営の結果として生じるすべての記録は、評価のために監査チームにとって入手可能であるようにしなければならない。
９．是正処置要求書
もし不適合がシステム監査の間に発見されるなら、是正処置要求書（CAR) が発行され、そして是正処置プロセスが始まる。それは貴社の内部監査でこのような処置が行われることと比べて多くは同じである。
監査員は、状態を是正するように要求される処置のタイプを説明するために、是正処置要求書 (CAR) の理由を貴社と論じるであろう。
監査員は同じくどのようにIMEジャパンがフォローアップを行い、そして是正処置要求書 (CAR) を許可するかを説明するであろう。
多くの場合、不適合が軽度な性質なので、我々は完了の目標達成期日の確認のみで貴社の実施計画を受け入れるであろう。
１０．登録
もしシステム監査が成功で、そして貴社の組織が重大な欠陥を持たない（あるいはその後それらの欠陥を是正した）なら、貴社の組織を認証する推薦が、IMEジャパン認証オーソリティによって行われる。
推薦が受け入れられることにより、品質が保証された企業として、貴社の組織の登録を承認する証明書が発行される。
登録証明書 (Certificate of Registration) の所有権（property）はIMEジャパンに存続する。そしてIMEジャパンの事前の許可無しでどんな方法でもコピーあるいは複製することはできない。
登録証明書は査察監査で品質マネジメントシステムの悪化を見出さなかったという条件の上に、監査の成功が会社に通知された期日から３年間有効である。
次の段階は？
１１．査察（サーベイランス）
品質マネジメントシステムがただ維持されるだけでなく、ビジネスの能率を改善するために再検討されて、そしてさらに発展させられていることを確実にするために周期的な査察監査が実行される。
一般に６ヶ月又は12ヶ月の間隔で行われるこの監査は、常に貴社のビジネスの成功にとって極めて重大なある特定の重要要素をカバーする。
これらは、例えば、内部監査と是正処置を含む。
貴社の顧客苦情記録が、どれほど速く、そして効果的に貴社が顧客苦情を処理するか見るために同じく調べられる。
貴社のビジネスニーズに関する重要性とそして任命された監査員の裁量において、品質マネジメントシステムの他の側面が、認証期間を通して、選択的にカバーされる。
この意図は、どのように貴社のシステムが能力を発揮しているかについて、フィードバックを貴社に提供することである。
IMEジャパンは、必要であるとみなされる時はいつでも、査察目的のためにアクセスの権利を与えられる。そして、必要な場合、未通知の監査をする権利を持つ。
専門的に準備された報告により、監査の結果に関してフィードバックを貴社に提供する。
１２．３年ごとの更新監査
認証の後３年ごとに貴社の組織は登録監査のそれに類似しているもう１つの包括的な監査が行われる。
全部の品質マネジメントシステムが機能していて、そして貴社の選択した認証規格に効果的に従うために品質マネジメントシステムが継続していることを確実にするために、同じ内容の監査手順が適用されるであろう。
１３．住所の変更／登録の拡張
追加の製品、プロセスあるいはサービスをカバーするための登録の範囲を拡張するために、新しいアンケートに記入することが要求される。
前回と同じく申請手順に従い、前にカバーされていないエリアに監査が実行される。
登録の範囲を拡張することについてのコストは仕事の性質とプログラムに基づく。
監査の完了に伴って、改訂された登録証明書がそれらの側面をカバーして公表される。
オリジナルの登録証明書は３年の期間の残りの間維持されるであろう。
いくつかの場合には新規のフルに３年間有効である新しい証明書を公表することが必要となるかもしれない。
証明書は監査が行われた場所をカバーするために公表される。
もし住所が変っても登録について現状のままでいることを望む場合は、IMEジャパンに知らせなくてはならない。そして我々が貴社の登録を維持するために何の処置が必要であるかを決定する。
１４．製品変更
証明書保有者は、 ISO9000の関係のある部分の遵守に影響を与えるかもしれない製品、プロセスあるいは品質マネジメントシステムのどんな意図的な修正についてでもIMEジャパン に知らせる必要がある。
IMEジャパンは知らされた変更が、追加の監査を必要とするかどうか決定する。
IMEジャパンに通知することを怠ると、証明書の停止をもたらすかもしれない。
１５．証明書保有者による広報
証明書保有者が製品、プロセスあるいはサービスが成功裏に監査されて、そして登録されていることを発表する権利を持っている。
「登録マーク」は登録証明書に関連している能力明細書に詳細に述べられている登録の範囲に関連しているほとんどの文房具と販売促進の材料に適用される。
IMEジャパンは証明書を発行する時に、現在の認証と認定ロゴの使用に特定のガイドラインを供給する。
すべてのケースで、登録者はその出版物と広告に関し、登録された、そして登録されていない製品、プロセスと及び／ あるいはサービスの間に紛らわしい混乱が生じないことを確実にしなくてはならない。
会社は製品、プロセスあるいはサービスが、実際はそうではないにもかかわらず、登録によってカバーされていると買い手に誤って信じさせる主張をしてはならない。
実施規定
１６．証明書の誤用
IMEジャパンはその証明書の使用を管理することにおいて、すべての正当な対策を行う。
登録に対する正しくない言及、または広告、カタログなどで見いだされた証明書の紛らわしい使用に対しては、証明書の停止あるいは回収、訴訟及び／または違反の発表を含む妥当な処置がとられる。
１７．証明書の一時停止
証明書が次のようなケースで限定された時期の間一時停止される場合がある；
a) 是正処置要求書が、指示されたタイムリミット内に完了しない場合；
b) 証明書、あるいは品質が保証された会社の認証マ－クの不適切な使用のケース、例として紛らわしいプリントあるいは広告が、登録者によって適切な撤回、あるいは他の適当な是正の方策によって解決されない場合；
c) IMEジャパン実施規約に違反する他のいかなるものもある場合。
顧客は登録が一時停止されている状態では、供給されるいかなる製品、プロセスあるいはサービスについても登録されていると判断することはできない。
証明書に対する公式の一時停止は、登録者に対し、IMEジャパンによって書面通知で確認される。
同じく一時停止が取り除かれる条件が含まれる。
一時停止時期の終わりにおいて、証明書を回復させるための条件が満たされたかどうか決定するために調査が実行される。
これらの条件の達成の上に、一時停止は撤廃される、そして会社は証明書の復帰を通知される。
もし条件が満たされないなら、証明書は取り消される。
証明書を停止し、そして復帰させることにおいて IMEジャパンが被ったすべての経費は顧客に請求される。
１８．証明書の取り下げ
証明書が次のケースで取り下げられる：
a) 一時停止のケースで不適当な処置が会社によってとられる場合；
b) もし会社がその支払いの義務に従わない場合。
もし上記のいずれかが適用されるなら、 IMEジャパンは証明書を取り消す権利を持ち、そして会社に通知する。
会社は異議申し立て（異議申し立ての部分を参照）の通知をすることができる。
監査料金の払戻しは行われない。
証明書の取り消しがIMEジャパンによって公にされる。
１９. 証明書の取り消し
証明書が次のケースでいずれかのパーティーによって取り消される：
a) 会社が証明書を更新することを望まない場合；
b) 製品、プロセスあるいはサービスがもう提供されない場合；
c）会社が、そのビジネスから撤退する場合。
監査料金の払戻しは行われない。
証明書の取り消しがIMEジャパンによって公にされる。
２０．料金
料金の詳細は、申請者に見積書により提出される。
コストは見積りを提出する時の適用可能な費用料金に基づいているので、 IMEジャパンは認証期間の間に料金を増加させる権利を留保する。
顧客は料金のどんな増加についても通知を受ける。
合意された見積りに含められないすべての追加の仕事と、そして品質マネジメントシステムで見出された不適合のために必要とされる、余分の、予定されていない監査に対して、追加の料金が請求される。
これは次のような、しかしそれだけに限定されない、経費を含む：
a) 初回の登録要求事項が満足されないために、監査プログラムのすべて、あるいは部分を繰り返すこと
b) 証明書の一時停止、取り下げ及び／または復帰のための追加の仕事
c) 品質マネジメントシステムの変更による再監査。
２１．異議申し立て
IMEジャパン申請者あるいは登録者は、どんなIMEジャパン監査あるいは認証決定にでも異議申し立てをすることができる。
異議申し立ての意志の通知は下記の通知後７日以内に書面で行われ､IMEジャパン代表取締役が受領する；
a) 証明書一時停止あるいは取り消しの通知。
b) 不利な調査結果及び／または勧告内容の監査報告書の受領。
異議申し立てフォームが、記入のために会社に送られる。そして、異議申し立て手順として検討すべき関係のある事実とデータが添付されて、受領後１４日間以内に IMEジャパン 代表取締役に返却される。
代表取締役は、直接の当事者でない限り、公正な、そして適正な方法で異議申し立てを解決しようとする。
すべての異議申し立ては機密に持たれる。
IMEジャパン代表取締役は証明書を停止するか、あるいは取り下げる決定を支援する証拠を提出するように要求される。
小委員会の決定は最終的で、そして会社とIMEジャパン両方に拘束力がある。
異議申し立てに対する決断がされたら、論争中のいずれかのパーティーによって、この決定を変えるか改めるための反訴はできない。
異議申し立てが成立し、証明書が回復させられた場合、最初の撤退通知の結果として受けた経費又は損失の払戻しのためのクレームはIMEジャパンに対して行うことができない。
２２．苦情
IMEジャパンは、どんなIMEジャパン活動の局面についてでも、苦情を表明するのに時間と努力を行う誰にでも（顧客を含む）感謝する。
そうすることにおいて、改良する機会が我々に提供される。
苦情の場合、それは書面でIMEジャパン代表取締役に宛てられる。
IMEジャパン代表取締役は、直接巻き込まれていない限り、公正なそして適正な方法で苦情を解決する。苦情はすべて機密を保持する。苦情を申し立てた人は、出された結論の理由を含む苦情についての文書を受け取ることになる。
継続する改善の利益のために、IMEジャパン株式会社は事前の通知無しでこの実施の規約に加筆、削除、変更の権利を留保する。